Informativa privacy

Informativa sul trattamento dei dati personali

ASD Sophia Volley

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Ultimo aggiornamento: 15/07/2026

La presente informativa descrive come ASD Sophia Volley tratta i dati personali degli atleti, dei loro genitori o tutori, dello staff e dei visitatori del sito, nell'ambito del sito pubblico e dell'area riservata alle famiglie.

1. Titolare e responsabile del trattamento

Titolare del trattamento è la società sportiva ASD Sophia Volley, con sede in Via delle Palestre 12, 52010 Subbiano (AR), C.F./P.IVA 90000000517, email privacy@sophiavolley.example.

Il sito e l'area riservata sono forniti dalla piattaforma Cianchi Francesco — lapallavolo.it, che tratta i dati per conto e su istruzione della società in qualità di responsabile del trattamento, sulla base di un accordo dedicato (DPA). La piattaforma non utilizza i dati degli atleti e delle famiglie per finalità proprie.

2. Categorie di interessati

• Atlete e atleti, minorenni e maggiorenni, tesserati o inseriti nelle squadre.

• Genitori e tutori degli atleti minorenni.

• Staff (tecnici, dirigenti) inserito nell'anagrafica.

• Visitatori del sito pubblico (incluso chi usa il modulo di contatto).

3. Dati trattati

Distinti per gruppo, con il principio "registrare ≠ mostrare": molti dati esistono solo per uso interno della società e non sono pubblicati sul sito.

Anagrafica funzionale (uso sportivo): nome, cognome, sesso, data di nascita, categoria, ruolo, numero di maglia, foto, breve biografia.

Anagrafica amministrativa (uso interno, non pubblicata): luogo e nazione di nascita, codice fiscale, cittadinanza, indirizzo di residenza e domicilio, telefono ed email.

Genitori/tutori di riferimento (per gli atleti minorenni): relazione, nome, cognome, telefono, email.

Tesseramento e dati federali (FIPAV): data e tipo di tesseramento, numeri di tessera, matricola e categoria federale, dati di trasferimento.

Certificato medico — solo dati amministrativi: date di rilascio e scadenza ed ente che lo ha rilasciato. Non trattiamo l'esito di idoneità e non conserviamo il documento del certificato: non è pertanto trattato alcun dato relativo alla salute (art. 9 GDPR). La data di scadenza serve unicamente a un promemoria interno di rinnovo.

Immagini: fotografie individuali e di squadra, gallerie fotografiche (pubbliche o riservate).

Documenti dell'area riservata: file che la società carica in un archivio riservato e cifrato riferito al singolo atleta (es. attestati, documenti).

Comunicazioni: avvisi della bacheca di squadra e conferme di lettura (presa visione).

Dati dell'account dell'area riservata (genitori e atlete maggiorenni): email e dati della verifica in due passaggi.

Dati del modulo di contatto: nome, email e messaggio, inoltrati all'indirizzo della società e non conservati nel sito.

Dati di navigazione: descritti nella Cookie Policy (solo cookie tecnici).

4. Finalità e basi giuridiche

Trattamento	Finalità	Base giuridica
Anagrafica funzionale e amministrativa	Gestione dell'attività sportiva, delle squadre e dei roster	Esecuzione del rapporto associativo/sportivo — art. 6.1.b
Tesseramento e dati FIPAV	Adempimenti verso la federazione	Obbligo legale ed esecuzione del rapporto — art. 6.1.c, 6.1.b
Certificato medico (solo date)	Promemoria interno di scadenza per la partecipazione all'attività	Obbligo legale in capo alla società sportiva — art. 6.1.c
Pubblicazione sul sito (dati pubblici minimi)	Raccontare le squadre e l'attività	Legittimo interesse, con visibilità minimizzata — art. 6.1.f
Fotografie individuali e di squadra	Pubblicazione e comunicazione	Consenso (liberatoria) — art. 6.1.a; per i minori prestato dai genitori (art. 8)
Area riservata, bacheca, documenti	Comunicazione verso le famiglie e consultazione dei propri dati	Esecuzione del rapporto — art. 6.1.b
Sicurezza, log accessi, prevenzione abusi	Tutela di dati e sistemi	Legittimo interesse — art. 6.1.f
Modulo di contatto	Rispondere alle richieste	Consenso/riscontro alla richiesta — art. 6.1.a/b

5. Minori

Gran parte degli interessati sono minori. Per loro:

• Il consenso — dove richiesto, in particolare per le immagini — è prestato dai genitori o tutori.

• Vale la minimizzazione: sul sito pubblico l'atleta minore compare con solo cognome, nome e anno di nascita (non la data completa), e con la biografia solo se la società ha attivato la relativa visibilità.

• L'atleta minore non ha un account: all'area riservata accede il genitore per suo conto.

• In assenza di una liberatoria valida, al posto della foto è mostrato un avatar segnaposto neutro.

6. Immagini e consenso

• Il consenso all'uso dell'immagine è riferito al singolo atleta, ha una scadenza ed è revocabile in qualsiasi momento.

• Il consenso è raccolto dalla società al di fuori della piattaforma (liberatoria sottoscritta) e da questa registrato nel sistema. Quando riguarda un minore, la società acquisisce il consenso di tutti gli esercenti la responsabilità genitoriale, ove più di uno la eserciti, e ne risponde. Dall'area riservata non è possibile concedere il consenso: la piattaforma non è in grado di accertare chi eserciti la responsabilità genitoriale, né che gli altri esercenti siano d'accordo.

• Una foto individuale è pubblicata solo se esiste un consenso valido e non scaduto; in caso contrario compare l'avatar segnaposto.

• Una foto di squadra è pubblicata solo se tutte le persone riconoscibili nella rosa risultano autorizzate: la mancanza dell'autorizzazione anche per una sola di esse impedisce la pubblicazione dell'intera fotografia. Il consenso non diventa collettivo per il fatto che la fotografia lo è.

• La revoca si esegue in autonomia dall'area riservata, in qualsiasi momento e senza doverla motivare, oppure scrivendo alla società. Impedisce nuove pubblicazioni con effetto immediato; per le immagini già online è possibile richiederne la rimozione (takedown), che la società esegue tempestivamente. Una volta revocato dall'area riservata, il consenso non può essere riconcesso online: occorre rivolgersi alla società.

• Le gallerie possono essere pubbliche (visibili a tutti) o riservate (visibili solo nell'area riservata, non indicizzate).

• Nelle immagini possono comparire terzi (avversari, pubblico): chi pubblica si assume la responsabilità della liceità della pubblicazione; le gallerie riservate riducono l'esposizione.

7. Chi può accedere ai dati

• La società (Responsabile ed Editor) accede a tutti i dati dei propri atleti, per gestirli.

• Il genitore accede, in sola lettura, esclusivamente ai dati della propria figlia/o.

• L'atleta maggiorenne accede ai propri dati e controlla il consenso alla propria immagine; può autorizzare l'accesso dei propri genitori.

• Il pubblico vede solo i dati pubblici (cognome, nome, anno di nascita, e — se attive — biografia e foto).

• La piattaforma vi accede solo come responsabile, per far funzionare e assistere il servizio.

I documenti dell'archivio riservato sono isolati per singolo atleta: un genitore non può in alcun modo accedere ai file di un altro atleta.

8. Responsabile e sub-responsabili

Il servizio è fornito dalla piattaforma Cianchi Francesco — lapallavolo.it (responsabile del trattamento), che si avvale di sub-responsabili designati:

• fornitore di hosting (server ubicati nell'Unione Europea);

• fornitore di posta elettronica transazionale (notifiche e verifica in due passaggi).

Gli asset del sito (inclusi i font) sono serviti dai server della piattaforma: non si utilizzano CDN o servizi esterni che comportino la trasmissione di dati dei visitatori a terzi.

9. Trasferimenti extra-UE

Non sono previsti trasferimenti di dati personali al di fuori dell'Unione Europea.

10. Periodo di conservazione

• I dati anagrafici amministrativi (codice fiscale, recapiti, data di nascita completa, date del certificato) sono conservati per la durata del rapporto con l'atleta e comunque per i termini previsti dalla normativa e dagli obblighi federali; decorsi 24 mesi dall'uscita dell'atleta dal roster sono anonimizzati.

• Cognome, nome e anno di nascita dell'atleta — insieme a squadra, stagione e risultati — sono conservati senza limite di tempo quale archivio storico sportivo della società (base giuridica: legittimo interesse), fatto salvo il diritto di opposizione dell'interessato.

• I documenti dell'archivio riservato sono conservati per 12 mesi dall'uscita dell'atleta dal roster, poi rimossi.

• Le immagini pubblicate restano online salvo revoca del consenso o richiesta di rimozione.

• I log tecnici sono conservati per il tempo necessario alle finalità di sicurezza.

• L'accesso all'area riservata segue il ciclo stagionale (finestra 1 luglio – 30 giugno) e decade all'uscita dell'atleta dal roster della stagione in corso; ciò riguarda l'accesso, non la conservazione del dato.

11. Sicurezza

I dati sono protetti con misure tecniche e organizzative adeguate: archivio documenti cifrato e separato, isolamento per singolo atleta, accessi ai file verificati e non raggiungibili tramite indirizzi indovinabili, verifica in due passaggi per gli account, registro degli accessi e delle azioni critiche.

12. Diritti degli interessati

È possibile esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR — accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso — scrivendo alla società titolare: privacy@sophiavolley.example. Per gli atleti minorenni i diritti sono esercitati dai genitori o tutori.

Per le immagini è sempre possibile richiedere la rimozione rapida. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

13. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata. La versione vigente è quella pubblicata su questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento in testa.